湖科资〔2014〕005号

第一条为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，使会议务实高效、沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，提升公司运营效率，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司规定的定期会议以及组织的各种临时性会议。

第三条公司重要会议（“三会”）要求

一、会议时间

1、董事会：每年2次，或董事长根据实际情况来安排（需提前10天通知所有参会人员）

2、监事会：每年1次，或监事会主席根据情况提议临时召开（需提前3天通知所有监事会成员）

3、总经理办公会（月例会）：每月第一个工作日下午15:00-16:00召开

二、参会人员

1、董事会

主持人：董事长或其指派的其他董事

参加人员：全体董事会成员、总经理、副总经理及会议有关列席人员

会议记录：董事会秘书

2、监事会

主持人：监事长或其指定的其他监事

参加人员：全体监事会成员及会议有关列席人员

会议记录：监事长指定的人员

3、总经理办公会（月例会）

主持人：总经理（或副总经理）

参加人员：总经理、副总经理、各分管领导（董事长等董事会成员可列席参加或必要时可扩大至各职能部门负责人参加）

会议记录：总经办秘书

三、会议内容

1、董事会

（1）审议公司年度工作总结与计划。

（2）决定公司内部管理机构的设置、调整。

（3）制定公司基本管理制度。

（4）决定公司的经营计划和投资方案。

（5）制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案。

（6）审议公司经营班子提交的有关重大事项的提案。

（7）其他需要董事会审议的事项。

2、监事会

（1）听取公司负责人有关财务、资产状况和经营管理情况的汇报。

（2）核查公司的财务、资产状况，查阅公司的财务会计报告、会计凭证、会计账簿等财务会计资料以及与经营管理活动有关的文件、会议记录、合同等其他资料。

（3）向职工了解情况，听取意见。

（4）听取公司负责人对相关问题的说明。

3、总经理办公会（月例会）

（1）审定公司过去一个月月度经营报告（报表），报公司董事会。

（2）审定公司月度工作计划与财务预算计划，报公司董事会。

（3）按职责权限审议各部门提交的提案。

（4）通报公司近期发生的重大事项、重大决议。

（5）对当前工作中存在的问题提出讨论、提交建议，并形成决议。

（6）讨论公司制定和发布的综合性文件及公司管理规章制度。

四、会议准备和要求

1、议题准备。各类型会议，召开前会议主持人均要拟定会议议题通知与会人员，对于公司会议重要的议案报总经理办公室备案。各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体方案或意见，避免会议时间过长。

2、会前协商。会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议陷于争执不休局面。

3、资料准备。各部门须提交会议讨论通过的问题，都要有简要的书面汇报提纲，并在会前（董事会提前10天，监事会提前3天，总经理办公会提前1天）送至与会者，便于与会人员阅读并准备意见。

4、拟好会议议程。会议举办方就会议的内容，拟定会议议程，并按照会议议程展开会议。

5、发言要点。参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚，发言时间一般控制在3-5分钟。

6、通知与会人。根据会议通知，参加会议人员一般为相关部门的主要负责人。与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场，如确因特殊情况不能参加的，要提前向会议主持人请假并派其代理人参加，同时通知综合部。

五、会议纪要

1、参会人员应按会议通知要求的时间、地点准时参会，不得无故迟到、早退，不允许无故不参加会议。对明确要求各部门负责人参加的会议，不得委托其他人员参加；确因特殊原因不能参加会议的，必须提前向会议主持人及会议组织部门请假并安排人员替会。

2、进入会场后，参会人员应主动到前排就座或按指定地点就座，同时将手机等通讯工具调至振动或静音。特殊情况确需接打电话的，应安静地离开会场于会场外进行。会议期间严禁来回走动、大声喧哗、打瞌睡或擅自离开会场处理与会议无关的事务。因特殊情况需提前退会的，应经会议主持人批准后有序离开。会议期间参会人员应根据会议需要认真做好会议记录。

3、参会人员必须严格遵守各项保密规定。妥善保管会议材料，不得遗失；会议精神传达贯彻应在规定范围进行，不得擅自扩大；涉密会议，未经许可不得对会议内容录音录像，不得将会议材料带离会场。

六、会议纪要与督办

公司会议，由综合部或会议主办部门及时整理出会议纪要，于会后一个工作日内发给参会人员。对会议议定事项和决议，综合部要及时进行催办，保证决议落到实处。

第四条周一工作例会

1、会议时间

周一下午15:30-16:00召开（遇节假日顺延或提前）

2、参与人员

主持人：总经理（或副总经理）

参加人员：总经理、副总经理、各部门负责人

会议记录：综合部秘书

3、会议内容

（1）各部门经理每周五下午15:00前提交一周工作周报至综合部，综合部汇总成后提交给总经理（或副总经理）。

（2）各部门经理汇报上周工作完成情况和本周工作计划。

（3）各部门经理简要评价自己一周的工作情况（如果评价满意，需进行总结和分享；如果评价不满意，需说明下周的改进计划）。另外需就目前存在的问题或需其他部门配合的工作提出建议及解决方法。

（4）分管领导就分管部门上周工作进行点评和本周工作计划安排。

（5）总经理听取各部门提交的议题，解决需要公司协调的问题，监督执行会议确定的各项决议的具体实施情况。

第五条其他会议

公司或各部门解决工作中临时出现的问题及公司发生的紧急情况或重大事项而召集的临时会议。据会议对象范围按照相应会议要求执行。

第六条本制度经董事会审议通过后，自2014年5月1日起施行。

                                            湖科资产经营有限责任公司

                                                  2014年5月1日