湖科资〔2015〕007号

一.总则

(一).公司档案资料是公司办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理，保证档案的完整性和真实性，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平为公司发展服务，特制定本办法。

(二).本办法适用于公司全体员工；公司档案由公司综合办负责人负责，具体日常档案管理由公司指定的专人管理，综合负责人负责档案管理的督办。

(三).凡属公司在工作和经营过程中形成的，具有公司历史发展和查考利用价值的文件材料，必须向综合办负责人提交备份，同时保证档案材料的完整性、连续性和真实性。

二.归档范围

(一).公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料。

(二).公司有效证照、证件、印章、具有法律效力及价值的文件。

(三).公司章程、制度体系、会议纪要、内部发文、人事招聘等。

(四).政府项目批文、公司签订的各类合同。

(五).本公司员工工资、绩效、福利等方面的文件材料。

(六).公司年度工作计划、资金预算、资金借贷、业务往来等方面的文件材料（重要报表、银企联系函件等）。

(七).科技类项目的进度计划控制文件、项目初设、审批、工程图纸、劳务合同、财务报表等。

(八).公司党支部组织学习的各种文件资料和学习体会，以及公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议等。

(九).校内门店管理中的招标方案、招租文件、统计信息、租赁合同等相关文件和资料。

(十).政府相关文件以及学校党群、行政、工会等部门下发的总体性指导文件和重要通知均属归档范围。

三.归档要求

(一).档案管理人员要及时做好档案归档分类保管。公司各业务负责人应将办理完毕并需归档的文件或材料整理齐全，向档案管理人员提交备份。

(二).移交发生的档案材料时，如还继续使用，应先按立档或归档后再借阅。公司各员工要严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

(三).文件归档的要求是：依据文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，体现文件材料的完整性和连续性，便于保管和利用。具体有如下几点：

1.归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。

2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发件与原件放在一起，不得分开。

3.归档文件材料依不同情况进行排列，密切相关的材料要依顺序排列在一起，即正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；复印件在前、定稿在后；原件在前、转发件在后。

4.归档的文件材料要按顺序编写页号或编号。需装订的要统一在每页材料的右上角、背面左上角写页号；不装订的要在每份文件的右上角写编号。

5.不同年度的文件材料一般不得放在一起归档，跨年度的工作总结放在针对的最后一年归档。

6.归档必须以规定的格式逐渐填写档案内文件目录。文件材料题名不得随意改动；没有题名的要拟题名；有名但无内容的要深入考证，重新拟写；文件材料责任者、日期要准确；卷目放在卷首。

7.声像材料要标明具体对象、时间、地点、内容和责任者。

四.保管期限与密级

(一).凡是反映公司历史发展面貌和主要职能活动的以及对公司长远发展有价值的档案，列为永久保管。

(二).凡是反映公司一般活动，对公司工作有重要参考价值的文件材料，列为长期保管。

(三).在较短时期内对公司工作有参考价值的，列为短期保管。

(四).根据公司目前经营活动范围，文件材料密级为一般档案，可依具体情况及时提供利用。

五.档案借阅

(一).公司各员工因工作需要，借阅相关业务档案须经档案管理人员同意，并填写档案借阅登记表，方可借阅。

(二).借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记表上注销。

(三).借阅档案人员不得涂改、拆散、转借和复印，在归还时需保证档案的完整无损

(四).阅档必须在办公室指定的地方，不得携带档案外出，如有需要转借或携带外出须经综合办负责人批准。

(五).借阅的档案用完后应及时归还，一般不超过十天。需要长期借出的，需公司负责人批准。

(六).借阅人要对档案妥善保管，不得遗失。如有遗失，要及时追查，并报告公司负责人。

(七).借阅流程：

六.档案销毁

(一).对已失去利用价值的档案，销毁时，综合负责人需编制销毁目录，并报请公司负责人批准后，方可销毁。

(二).执行销毁时，公司负责人和综合负责人需在销毁目录上签字，最后将销毁目录存档。

七.附则

本办法由资产经营公司综合办负责解释，自印发之日起实施。

2015年 11 月 23日